Завал на работе: как правильно распределить время и полноценно работать
Как престать спешить и начать работать

Как престать спешить и начать работать

Известного частного врача часто заваливают письмами по электронной почте.

Завал приводил к стрессу и спешке, что мешало заниматься доктору своей непосредственной работой – лечить пациентов.

Сегодня многие жалуются на нехватку времени, люди вынуждены работать сверх положенного, чтобы хоть как-то справиться со всем запланированным.

Специалисты, занимающиеся вопросами повышения эффективности труда отмечают, что переработки напрасны, достаточно лишь более эффективно решать вопросы.

Как престать спешить и начать работать

“Большая часть людей ворует время сами у себя, но при этом они вполне справляются с поставленными задачами”, — утверждает бизнес-тренер и доктор философии Сампо Саммалисто.“От работы не следует отвлекаться”, — говорит Сампо. В своей книге «Умному жить легче» Сампо пишет об эффективных способах повышения качества своего труда. Единомышленник Сампо  —  бизнес-тренер Юха Вискари утверждает:

“Люди постоянно жалуются на спешку и стресс, но при этом они постоянно и незаметно для себя занимаются ерундой, что лишь наращивает эту самую спешку. Чем больше времени уходит на плевание в потолок, тем меньше времени остается на целенаправленную работу, то есть на то, за что непосредственно платится зарплата”.

Саммалисто и Вискари уверены: для повышения эффективности труда необходимо строго контролировать свое рабочее время.

Зачастую работа продвигается небольшими отрезками по несколько минут, потому что телефон, емейл, совещание или коллеги постоянно прерывают ее выполнение. Собственно работа выполняется либо в последний момент, либо уже сверх основного рабочего времени.

Выстраивание собственных методов работы позволяет повлиять на то, как быстро получится справиться с работой.

Как престать спешить и начать работать

“Освободись от рабства электронной почты”, — призывает Саммалисто, который помог нашему доктору выбраться из завала постоянных писем. Так, Сампо посоветовал установить доктору на почту автоответ, сообщающий отправителям, что доктор занят и ответит на письмо в течении 48 часов. Кроме того, в автоматическом ответе указывалось, что если вопрос касается такого-то дела,  то его можно решить по электронной почте, а если такого-то, то необходимо записаться на очный прием.

Таким образом, вечно занятый не такими важными делами, как лечение пациентов, доктор избавился от постоянного чтения электронной почты.

Юха Вискари, общаясь с вечно занятыми и спешащими клерками заставляет их задуматься над тем, почему именно они спешат, посмотреть, так сказать, в корень проблемы.

“Каждый раз я задаю один и тот же вопрос: куда уходит твое время и почему ты делаешь все в последний момент. В основном я слышу ответ, мол, об этом я не подумал, потому что некогда и перерывы мешают работе. Тогда я спрашиваю, а что ты указал в резюме в качестве своих сильных качеств, и что от этого осталось? И здесь многие будто выходят из спячки”, — говорит он.

“Пустой тратой времени является участие в ненужных совещаниях и бездумное использование умных приборов. Смартфон для многих стал виртуальным тамагочи: его нужно приласкать, чтобы он только не сдох”.

Вискари уверен, что когда работник осознает причины своего “некогда”, то ситуацию можно изменить, ведь все наши проблемы идут из головы.

Как престать спешить и начать работать

“Подумай о том, что важного ты должен сделать в течение рабочего дня. Подумай, и сразу приступи к выполнению. Действуй последовательно и максимально эффективно расходуй свое рабочее время. Все остальное можно отбросить в сторону”, — советует он.

“Если начать рабочий день с электронной почты и с обзванивания всех и каждого, то может включиться внешняя реактивная сила, — говорит Сампо Саммалисто, — а это означает, что остальные будут решать, что тебе делать и как тебе начать рабочий день. И ты не сможешь больше контролировать свое рабочее время. Будет лучше, если ты сам задумаешься о том, что ты должен сегодня сделать, где тебе быть и во сколько и с чего нужно начать”, — уточняет Саммалисто.

Но что же делать и в чем еще искать причину, если работник буквально погребен своей работой? Во-первых, специалисты видят причину в ненужных совещаниях или в неумении отказаться от работы сверх нормы.

“Обычно на совещания приглашается много народу, чтобы никто не обижался, мол, его никто не пригласил. Если кажется, что от совещания нет толку, можно отпроситься, сославшись на большой объем работы”.

И еще один важный совет – научитесь говорить переработке “нет”.

“Но не говори просто ”нет”, умейте обосновать, почему именно сейчас ты не можешь взяться за дополнительную работу. Тогда шеф или коллега не воспримет отказ как личную обиду”.

“Чем больше спешки, тем меньше времени для целенаправленной работы”, — отмечает Юха Вискари.

“Спешка может повредить и работнику, и начальнику. Это раковая опухоль трудовой жизни, снижающая общую производительность”.

Как престать спешить и начать работать

Тем не менее, Вискари рассматривает  спешку как шанс —

“Если замечаешь, что тебе всегда некогда, стоит остановиться. Задумайся, что это за работа такая, если надо вечно спешить, определи временные рамки и сделай за это время то, за что тебе платят”, — подытоживает он. Ты, конечно, всегда можешь выбрать обратное и ничего не предпринимать. Тогда будешь только жаловаться на спешку, что опять же повысит ее”.